Como o empresário deve utilizar-se da contabilidade?

Esta é uma boa pergunta: A Empresa tem um departamento contábil com cinco pessoas, mais o pessoal do faturamento, mais o contas a receber etc. etc. Enfim, tem um monte de gente, todo mundo trabalhando para a empresa. Mas o que essas pessoas produzem? Para que serve o que produzem? Com qual periodicidade? As informações são confiáveis? Os controles internos são bons? E as políticas contábeis são corretas? Paga-se o imposto de renda e os demais impostos que seriam devidos? ....Enfim, para que tudo isso? Para que serve? Para que esse monte de papel? Quem usa? Ou só serve para fazer rascunho no verso mostrando para o visitante que a empresa é econômica, que tem um controle efetivo de todos os seus custos. Tudo isso, talvez estejam produzindo informações das quais ninguém se utiliza, ou pouco se utiliza, ou para que nada servem.

Enfim, pessoal, nós empresários e contadores deveríamos fazer todas essas e outras perguntas a nós mesmos para avaliarmos se os papéis que produzimos, os relatórios gerenciais etc. servem para alguma coisa. Ou se são desnecessários!!!

O que seria então uma contabilidade eficiente? O que seria então um Contador eficiente?

Que tipos de informações mínimas uma empresa precisa? E o empresário: Este utiliza-se adequadamente das informações produzidas? Ele, esse empresário, que não tem a formação contábil, mas que é um empreendedor de sucesso que conhece o seu negócio, mas que não sabe avaliar o suficiente os números ou não tem tempo de fazê-lo ....

Tentaremos responder a essas perguntas e imaginar as dúvidas que você está tendo ao ler essas idéias e sugestões. Em primeiro lugar, toda empresa deveria contratar um consultor para revisar o seu fluxo de documentação e os relatórios que são produzidos por todas as áreas da empresa, sejam as áreas de produção ou de vendas, ou a contabilidade, e para avaliar para que serve cada um desses relatórios, inclusive para avaliar a frequência com que são produzidos e as datas que são entregues. O objetivo dessa sugestão é simples: Contratar um consultor porque ele é um estranho que tem experiência em controles e operações de muitas empresas, e não está envolvido no dia-a-dia da sua empresa e nem com os seus vícios. Também porque não tem compromisso com ninguém na empresa. Ele é independente para avaliar o que é produzido, quando, como e onde. Para antecipar, podemos afirmar com razoável segurança que esse consultor chegará às seguintes conclusões: Que existem relatórios demais, que muitos relatórios para nada servem, que muitas informações são feitas em duplicidade, e o pior, que muitas delas quando são recebidas pelo seu destinatário, para nada servem.

Em segundo lugar, avaliando a contabilidade e as informações por ela geradas, nota-se que muitas empresas ainda tem contabilidade somente para atender ao fisco, ou seja, para atender às exigências legais. Assim, se a empresa tem uma contabilidade somente para essa finalidade, essa contabilidade passa a ser um centro de custo sem benefício, quando deveria ser um centro de informação, aonde todos deveriam recorrer, seja para conhecer dados, seja para obter informações, seja para confirmar informações, ou simplesmente para verificar quanto o cliente xis deve à empresa. Mas se a contabilidade está atrasada três ou quatro meses, nenhuma dessa informação será obtida a tempo e a hora, e com isso a contabilidade nada mais é do que um centro de custo praticamente improdutivo ou ineficiente. De nada adianta a empresa ter uma contabilidade com três ou quatro meses de atraso. De nada serve essa contabilidade. Contabilidade de uma empresa tem que ser igual à contabilidade de banco: Ser feita diariamente, ou seja, hoje se contabilizam as operações de hoje. Qualquer informação de que o empresário precise, ele recorrerá à contabilidade, onde tudo está rigorosamente em dia e a informação será dada a tempo e a hora.. Ao encerrar-se o dia, encerrou-se a contabilidade daquele dia. Aí sim, contabilidade é algo útil na empresa, o Contador será um profissional valorizado e respeitado. E sempre estará andando na frente dos acontecimentos ... É como em um banco: se você quer ver o seu saldo e o movimento na sua conta, onde você recorre? Naturalmente que ao seu conta corrente que é parte integrante da contabilidade do banco.

Todavia, uma contabilidade só poderá estar em dia se as informações são passadas ao departamento contábil a tempo e a hora pelos demais setores da empresa. Se o Contador não recebe as informações, ele então deverá providenciar para recebê-las. Ele deverá fazer acontecer. Por isso e outras razões que sugerimos revisar o fluxo dos documentos, isto é, o caminho que os documentos percorrem dentro da empresa até chegarem ao seu destino. Ao se fazer essa revisão, muitas vezes vamos até concluir que o documento está saindo da Rua Guajajaras esq. com Av. Afonso Pena para ir até a Praça Sete, passando pela Praça Raul Soares. Ou seja, dando volta à toa e desnecessária, e passando por onde não devia, gastando-se tempo e dinheiro.

Por isso que o Contador tem que ser eficiente e profissional para atender bem ao seu cliente, esse empresário. Atendê-lo bem, a tempo e a hora, com informações atualizadas, bons relatórios, explicações em sua linguagem, um adequado planejamento tributário para que esse empresário pague somente o imposto devido, nada além disso. E a diferença é que o bom profissional faz acontecer, enquanto que o profissional comum espera acontecer. Essa é a diferença !!! E o empresário estará satisfeito e plenamente atendido pelo seu profissional Contador.

Como planejar os lucros com os estoques

Muitas vezes, a forma de apreçar os estoques pode influenciar significativamente nos lucros da empresa: algumas vezes aumentando-o, outras vezes diminuindo-o. Por exemplo, se a empresa mudar o critério de custeio de FIFO para custo médio, o valor dos estoques é alte-rado completamente e, por consequência, o valor do custo dos produtos vendidos e o lucro da empresa. Este procedimento afeta, inclusive, o valor do imposto de renda e da contribu-ição social sobre lucros a serem pagos naquele período. É uma alteração, cujo benefício é transitório, uma vez que esse aumento ou diminuição de lucro é depois compensado ao lon-go do tempo.

Uma das formas de a empresa apreçar os seus estoques é com base no critério de custo mé-dio. Isto quer dizer que, a cada entrada de novo produto, o custo médio dos produtos em estoque é alterado para maís ou para menos, dependendo do valor da nova aquisição. Por exemplo, se a empresa comprar 10 carros por R$14.000,00 cada, terá um estoque total de R$140.000,00. Se vender três, a quantidade em estoque passa para 7 e o valor dos estoques passa para R$98.000,00. Agora, passo seguinte, se a empresa comprar mais 5 carros por R$18.000,00 cada, a quantidade em estoque passa para 12 e o valor total passa para R$188.000,00, ficando assim o custo médio de cada veículo em estoque em R$15.666,67. Se a empresa agora vender dois veículos, estes serão baixados pelo valor de R$15.666,67 cada, e ficará então em estoque 10 carros por R$156.666,67.

Agora vamos supor que a empresa adota um outro critério de valorizar os seus estoques, que é o FIFO, conhecido como “first in first out”, ou seja, o primeiro a entrar é o primeiro a sair. Assim, usando os mesmos números e informações do exemplo anterior, quando foram comprados 10 veículos e vendidos 3, ficando em estoque 7 por R$98.000,00, e depois sen-do comprados mais cinco, ficando o estoque em 12 veículos e passando o valor do estoque para R$188.000,00. Até agora, nenhuma mudança de fato ocorreu. Mas é a partir da nova baixa que o valor dos estoques começa a mudar. Assim, se a empresa vender as dois veícu-los, estes serão baixados pelo valor de R$14.000,00. A quantidade restante em estoque será a mesma (10 veículos), mas o valor do estoque será de R$160.000,00.

Comparando um critério com o outro, observa-se que, no caso do custo médio, apurou-se um lucro menor e, portanto, o valor dos impostos sobre lucros a serem pagos serão também menores. Neste caso, o lucro base para cálculo dos impostos será menor em R$3.333,33. O estoque foi diminuído e o lucro também. Todavia, esse efeito no resultado dependerá se o custo do novo estoque adquirido for maior ou menor do que o custo do valor dos itens exis-tentes em estoque. Concluindo, não é uma boa forma de criatividade para aumentar ou re-duzir lucros e impostos, para aumentar ou reduzir dividendos? Assim, fizemos a análise de um só item de estoque. Mas se considerarmos toda uma gama de estoques, esse efeito pode ser relevante.

Outra forma de aumentar ou diminuir os lucros de uma empresa industrial se refere com a maneira de apurar o custo de produzir os estoques. Existem algumas formas de custear o valor dos estoques produzidos e, dependendo da forma utilizada, o valor dos estoques será maior ou menor. Assim, por exemplo, se o sistema de custeio for o de absorção total, o valor dos estoques será maior, resultando em menor despesa alocada diretamente ao resul-tado. Caso inverso, o efeito será o contrário. Também, nessa mesma linha de raciocínio, se for alterada a base da forma de ratear as despesas indiretas de custo, o valor dos estoques também será alterado com o consequente efeito no resultado e nos impostos a pagar.

Coisas da profissão

Toda profissão tem a sua história para contar. Pelo menos, as mais tradicionais, como a de Contador, ou do Advogado, ou do Médico. Mas trazemos as muitas influências das culturas antigas, como é natural, mas sofremos também muitas influências de países mais desenvolvidos. São influências boas, ou às vezes que deixam a desejar. Mas, afinal, o Brasil é um país jovem, e o jovem tem muito o que aprender. A vida é assim. Nossa cultura está sedenta de novidades, como é todo jovem. É a expectativa pelo amanhã, ou mesmo é ser mais atirado. O velho é mais conservador, já teve a experiência da vida, e não mais se arrisca tanto, porque já sabe de antemão quase sempre qual o benefício vai ter. Diferentemente do jovem.

E na vida profissional não é diferente. O auditor, por exemplo. O jovem estudante quando ingressa na empresa de auditoria, toda formal, com a rigidez de uma cultura de muitos anos. E a primeira palavra com que geralmente é batizado é a de trainee, ou mesmo de pica-pau. É o nome pelo qual passa a ser conhecido no seu primeiro ano de trabalho. E adentrando-se pela vida profissional, começa então a conhecer o jargão do contador, ou mesmo do auditor. Sempre de terno escuro, impecavelmente bem vestido, barba sem qualquer defeito, é reconhecido em qualquer ambiente. Geralmente discreto, poucas palavras, mas tudo muito bem pensado ao falar com o cliente. Este é o trainee que já tem algum tempo. Aí já conhece termos que muito significam para ele ou para o sênior – o seu chefe -, como cut off e follow up. Se o sênior lhe pergunta se fez o cut off, ele desde já sabe que é o corte de determinadas operações, como por exemplo, das vendas para determinar se tudo foi contabilizado pelo regime de competência. Ou mesmo se o sênior lhe pergunta se fez o follow up do inventário físico, significa se ele já fez todo o trabalho de auditoria para verificar se a apuração das contagens de estoque foram adequadamente feitas e apropriadas e se as sobras ou faltas são razoáveis. Ou se o manager – é o gerente – pergunta ao sênior se as lead schedules já foram abertas, ou se a operação que ele testou faz parte do core business, tudo isso tem um significo especial. E às vezes sem descrição específica em português. Uma dessas palavras traz um grande significado para o profissional da contabilidade.

Ou quando o sênior pergunta ao pica pau se já revisou todas as contas do aging list e verificou se a provisão para devedores duvidosos está adequada, quer dizer que o trainee tem que ter revisado cada uma das contas vencidas e se a provisão constituída em relação àquelas de recebimento duvidoso é suficiente. Ou mesmo, se o sênior diz ao gerente que fez um walk-through em todo o sistema de vendas, o gerente de imediato sabe o que o sênior fez e qual foi o objetivo. Portanto, o alcance é muito longo. E existem muitos outros termos de grande significado para o contador, principalmente o auditor, que não podem ser desconhecidos. São, por exemplo, o balance sheet, as lead schedules, entre outros. Ou mesmo quando a secretária telefona para o pica pau para lhe cobrar o time sheet que deveria ter sido entregue até o meio-dia.

Mas não é muito diferente em outras profissões, como por exemplo, a do advogado. Neste caso, estamos falando de uma profissão milenar, com origem e influência dos romanos, e do latim. Sem falar que mais de 1400 dos artigos do Código civil são praticamente cópia dos romanos. Então, termos, tais como data venia, ou accessorium sequitur principale (o acessório segue o principal), ubi societas, ibi jus (onde há sociedade, há direito), ius in re (direito sobre uma coisa) são expressões que fazem parte do dia-a-dia desse profissional. Mas, outros termos já se entranharam na vida de todos nós, e já usamos como parte do nosso dia-a-dia. É o caso, por exemplo, do et cetera (abreviando etc.), ou ipsis litteris ou interregnum.

Mas existem aqueles que são mais cultos, ou mesmo que preferem sofisticar um pouco mais o linguajar e, então, prefere usar termos mais sofisticados como basilares, periclitar, profícua, entre outros.

Ou mesmo a influência da internet, e aí já fazem parte do nosso dia-a-dia palavras, tais como micrar, notebook, e-mail, e assim por diante. Afinal, a nossa vida é um acúmulo de experiência e de cultura. E a cada momento aprendemos mais. Enfim, a vida é assim.

Formas de calcular os custos e reflexos nos lucros

Existem diversas formas de determinar os custos de produção dos estoques de uma empresa e cada uma delas pode influir significativamente no resultado da empresa. Portanto, é importante para o empresário conhecer todas essas formas, de tal sorte que possa decidir qual a alternativa a escolher e como, nas circunstâncias, será o valor dos seus estoques afetados e qual o efeito desse reflexo no lucro ou prejuízo da empresa. Isto quer dizer que, dependendo da forma adotada de determinar o custo dos estoques e das vendas da empresa, o resultado final poderá significar ser maior ou menor o lucro. É importante todavia alertar que todas essas formas que mencionaremos são corretas e tecnicamente aceitáveis. E nesse sentido é importante alertar que a contabilidade muitas vezes permite utilizar uma ou outra alternativa para demonstrar, por exemplo o custeio dos estoques, sendo que as diversas alternativas existentes são todas tecnicamente corretas, ou seja, são geralmente aceitáveis. Não se trata de trata de manipular resultados, mas de adotar um ou outro procedimento que melhor convenha tecnicamente ou politi-camente à empresa nas circunstâncias. Todavia, as regras contábeis requerem que a empresa divulgue o procedimento adotado para que o leitor conheça o critério adotado, e mantenha o mesmo procedimento ao longo dos anos de forma igual (consistente). Alterações de procedimentos devem ser divulgadas em notas explicativas às demonstra-ções financeiras com os efeitos da alteração para que o leitor possa conhecer os seus reflexos nos resultados.

Os estoques de uma empresa podem ser custeados pelo método de custo padrão ou pelo custo real. E qualquer um desses critérios pode ser aplicável tanto à produção em série ou ao custo por ordens de serviço. As despesas indiretas podem ter absorção total ou não. E no caso do custo real de produção em série, a forma de apreçá-lo pode ser pelo custo médio (diário, mensal ou anual), ou pela forma de FIFO OU LIFO. Qualquer um desses critérios que vier a ser adotado, o resultado da empresa será diferente. No caso de custo padrão, este custo deve ser ajustado pelas variações entre padrão e real.

E para determinarmos esses reflexos no resultado da empresa, é preciso conhecer cada uma dessas formas de apurar o resultado. Se não vejamos. Um custo de produção em série pode ser padrão ou real. O custo real reflete o custo efetivo de produção, enquanto que o custo padrão reflete o custo estimado de produção, mas o custo padrão deve ser ajustado pelas variações entre o padrão e o real no que tange a eficiência entre padrão e real, padrão de quantidades previstas e efetivas, e variações de preço entre padrão e real, entre outras. Mas o custo real médio (mensal preferivelmente) e o custo padrão são os mais uniformes ao longo do tempo. Nos casos de custo real, o método FIFO (first in first out) refletirá o valor dos estoques pelas últimas aquisições, e o método LIFO (last in firs out) significará o contrário, ou seja, as últimas aquisições são as primeiras a serem baixadas do estoque, ficando assim o estoque registrado pelo valor das primeiras aquisições.

Assim, avaliando esses critérios no caso hoje do Brasil com uma inflação baixa, continua sendo indicado o critério de custo real médio ou custo padrão. Gerencialmente, o custo padrão constitui-se em uma ferramenta de primeira linha para administrar os custos e a eficiência e eficácia da produção. Em economia com inflação zero, não existe teoricamente diferença entre a sistemática de LIFO ou FIFO, sendo o efeito dos preços afetado apenas pela livre concorrência.

Outro fator que pode influenciar no valor dos custos, seja qual for o critério adotado, se refere ao critério de apropriação das despesas indiretas. Trata-se de uma área cinzenta ao se estabelecer o critério de apropriação de custos. Ou seja, existem correntes que defendem uma ou outra alternativa. Alguns entendem que somente as despesas relacionadas diretamente com a produção é que devem ser alocadas ao custo de produção; outros acham que os custos indiretos de produção (exemplo pessoal de CPD suporte à produção mesmo que alocado ao escritório central e não na fábrica) devem ser alocados ao custo de produzir os estoques, ao invés de em despesas administrativas.

Concluindo, dependendo da forma de apreçar os estoques, ou dependendo da forma de alocar as despesas indiretas de produção, o resultado da empresa será afetado para mais ou para menos; portanto, é um procedimento de escolha do empresário e do contador de custos.

Contabilidade fiscal X Contabilidade gerencial

Contabilidade fiscal significa fazer uma contabilidade apenas para atender às normas fiscais, isto é, ao fisco; por outro lado, contabilidade gerencial se traduz em fazer uma contabilidade não só para atender às normas fiscais mas também para servir de instrumento para gerenciar os negócios da empresa, e permitir a tomada de decisões em tempo hábil e oportuno.

Grande parte dos empresários, em geral os médios e pequenos, não dão à contabilidade o valor que ela deveria ter e, por conseguinte, não a usam para a finalidade que é devida. Tem a contabilidade apenas como um custo a mais do negócio, porque ela só tem a finalidade de atender ao fisco. É feita apenas para registrar as transações fiscais da empresa e para pagar os impostos devidos. Não serve para nada mais. Se legalmente a empresa não precisa de ter contabilidade, aí muito melhor: não chega nem a ser feita, sendo registrado apenas o livro caixa. Portanto, essa contabilidade somente é custo e nada mais. Porque não tem outra finalidade a não ser a de servir para atender às exigências fiscais.

Mas este não é o objetivo final da contabilidade: Contabilidade tem que ser gerencial, pois o seu objetivo é o de ajudar ao empresário a administrar o seu negócio. É da contabilidade gerencial que o empresário irá obter as informações de quanto vendeu em cada mês para que possa comparar com os meses anteriores e com os meses do ano anterior com o objetivo de avaliar como o seu negócio está indo: se melhorou ou se piorou em relação ao ano passado para então esse empresário buscar as alternativas para melhorá-lo. É também nessa contabilidade que o empresário vai poder avaliar os custos do seu negócio, ou seja, quanto gastou para gerar a receita das vendas. Se esse custo aumentou ou diminuiu em termos de Reais, ou também em termos de percentuais. Ou para avaliar se o capital de giro está bom ou ruim, se também melhorou ou piorou. É nessa mesma contabilidade que o empresário irá poder avaliar o seu lucro ou prejuízo, se as despesas de cada tipo (água, luz, telefone, salários, encargos, aluguel etc. etc.), mês a mês, estão aumentando ou diminuindo, e quais seriam então as medidas corretivas a serem adotadas para reduzi-las ... É também nessa contabilidade gerencial, feita conforme as regras contábeis e fiscais, que o empresário irá ter suporte legal em caso de uma falência, ou de uma demanda judicial.

Portanto, existem razões de sobra para que o empresário tenha uma contabilidade gerencial de seus negócios para tomar decisões de forma correta e com base em dados reais. Mas é de todo importante que o seu contador prepare mensalmente relatórios gerenciais com os dados e informações que permitam ao empresário tomar as decisões corretas. Manter uma contabilidade apenas para atender ao fisco é coisa do passado. Hoje, com uma moeda estável, é importante que o empresário administre de forma eficiente os seus custos e a sua receita. A concorrência existe, a globalização está aí, e vencerá e ganhará mais dinheiro quem for mais eficiente e eficaz e, portanto, quem melhor administrar o seu negócio. Já se foi o tempo que o empresário aumentava os seus preços no “olhometro” onde às vezes a inflação escondia a ineficiência do empresário; hoje, existe concorrência de preços e uma nova concorrência está também chegando: a concorrência da qualidade. Portanto, é necessário ter preço e qualidade, além do bom atendimento ao cliente e, é claro, um bom sistema de contabilidade gerencial com informações mensais – e porque não dizer diárias – para permitir a tomada de decisões em tempo hábil e oportuno para permitir corrigir eventuais desvios. Administrar a empresa somente pelo caixa não é mais suficiente.

Quais as vantagens da auditoria para a sua empresa?

A Auditoria remonta da época da revolução industrial. Naqueles tempos, os empresários americanos e ingleses queriam saber como andavam os seus negócios em outros países e então lá mandavam os seus auditores para conferirem a correção das contas, verificar como estavam funcionando os controles internos, enfim, verificar como andava a saúde da filial da empresa naquele país. E assim foram os tempos e o mesmo continua ocorrendo hoje em dia. Só que o conceito de auditoria foi ampliado, e as responsabilidades dos auditores foram também aumentadas, tendo também os trabalhos se tornado muito mais complexos. Exemplo bem simples, só para se ter uma idéia de como as coisas mudaram: para auditar um banco hoje o auditor tem muito mais risco do que há dez ou vinte anos atrás. Os bancos hoje contam com modernos sistemas eletrônicos de transferência de dinheiro, ou de aplicação de dinheiro, ou de resgate, que exigem do auditor extrema habilidade e muito mais conhecimentos do que antes. O trabalho de auditoria também se ampliou nos aspectos fiscais. Hoje o auditor é também um consultor no tocante ao planejamento tributário da empresa. Por conhecer em detalhes todas as contas da empresa e também por ter seus especialistas em impostos, ninguém melhor do que os especialistas da empresa desse auditor para dar sugestões à empresa para a economia de impostos ou para pagar os seus impostos corretamente. Também, nenhum consultor é mais recomendado do que o auditor para dar sugestões sobre redução de custos, sobre a revisão e implantação de controles, aprimoramento ou implantação de informática, avaliação técnica de funcionários da empresa etc. Enfim, esse auditor é o consultor que vive na “cozinha” do seu cliente, que conhece a intimidade da empresa e a confidencialidade dos seus negócios.

E o empresário: Quais os benefícios que tem ao contratar um auditor? Quais as vantagens para justificar o custo de uma auditoria versus os benefícios por ela proporcionados? A primeira e principal vantagem para o empresário é a segurança que o trabalho de auditoria lhe dá com relação à correção das contas da empresa, correção essa que é traduzida pelo parecer de auditoria. Isto porque, ao auditar as contas de uma empresa, o auditor faz um levantamento minucioso dos controles internos e dos procedimentos administrativos e financeiros em todas as áreas importantes e de risco da empresa. Feito esse levantamento, o auditor define, então com base na segurança que esse sistema operacional da empresa lhe proporciona, a extensão e a forma que vai conduzir a sua auditoria, que então são documentados em programas de trabalho, que serão a base para os exames de auditoria propriamente ditos. Ao adotar todos esses procedimentos, o auditor fica conhecendo a vida e a intimidade da empresa. É aí, então, como sub-produto do seu trabalho é que o auditor identifica falhas nos sistemas operativos e sugere recomendações à empresa para melhorar os seus controles internos e os seus procedimentos contábeis e fiscais. Essas recomendações são consubstanciadas em um relatório específico que são discutidas uma a uma com as pessoas envolvidas de cada área da empresa. Dentre essas recomendações, o auditor sugere também alteração de procedimentos fiscais que muitas vezes permitem à empresa legalmente reduzir a sua carga tributária. Essas sugestões são a segunda vantagem e benefício de uma auditoria. Muitas vezes, os benefícios financeiros que a empresa tem com essas recomendações pagam os honorários da auditoria durante muitos anos.

E, em terceira vantagem, o empresário tem em seu auditor um profissional de confiança com quem pode discutir aspectos do seu negócio, planejamento financeiro, vantagens e desvantagens de expandir o negócio em outros ramos, planejamento tributário etc. Enfim, o empresário tem na pessoa do seu auditor um profissional de alto nível que, por ter uma atuação independente, é um conselheiro independente para discussão sobre os assuntos do seu negócio, sejam do dia a dia ou não. Aliás, os honorários de um serviço de auditoria são muito baratos se comparado o seu custo em relação ao benefício que a empresa tem. O auditor é como um médico da família: Tem que ser um profissional de confiança do empresário.

Empresário: Como garantir a sucessão sem perder os bens

Este é um problema que geralmente os pais se defrontam com o transcorrer dos anos de vida. Casam, têm filhos, sucesso financeiro e constituem muitas vezes um bom patrimônio. E, agora, já estão com os seus 60 anos e não sabem o que fazer para que todo o seu patrimônio seja preservado e mantido, e ainda cresça mais. Muitas vezes, somente um dos filhos quer trabalhar no negócio da família e os outros querem seguir outros rumos na vida, sem nenhum interesse pelo ramo escolhido pelos pais. Em muitos casos, esse patrimônio é formado por empresas, que podem ter os pais como donos integrais ou compostas em sociedade com terceiros. Às vezes, o patrimônio é composto por bens imóveis, tais como fazendas ou apartamentos ou lotes, ou por ações e outros bens móveis.

O que os pais se perguntam neste momento é como preservar tudo isso, o que fazer para dar continuidade ao seu negócio, manter o seu patrimônio, e como fazer para evitar que todo este patrimônio não seja dividido com a nora ou o genro, pela incerteza de que continuarão vivendo juntos com os seus filhos?

São questionamentos que ocorrem a cada momento a partir de uma certa idade na vida. Antes, anos antes, tais questões eram pontos inimagináveis, ou melhor dizendo, eram assuntos que nem sequer eram cogitados. Mas, agora, constituem uma realidade, e a pergunta é: o que fazer para manter esse patrimônio, como fazer para que o patrimônio cresça cada vez mais e seja, no futuro, transferido aos netos e, finalmente, quando essas providências deveriam ser tomadas? E, aí, quanto custa de impostos para fazer essas transações, se é que existem, e como serão os impostos no futuro neste novo cenário?

Nesses casos, é necessário fazer um diagnóstico sobre a situação do casal. O primeiro passo é determinar o regime de casamento dos pais e quais são os seus reflexos na sucessão dos bens do patrimônio do casal frente ao novo Código Civil. Em segundo lugar, é importante conhecer os bens que o casal possui, tais como empresas, imóveis, entre outros, assim como conhecer a situação dos filhos, se casados ou não, e em qual regime de bens, qual o seu interesse nos negócios da família etc. Finalmente, e mais importante, será conhecer as idéias e as intenções dos pais.

A partir da identificação da real situação do casal, é possível definir, então, os rumos de um efetivo planejamento patrimonial. Dependendo de cada caso, podem haver diversos caminhos e opções. Por exemplo, é possível criar uma holding com a característica de sociedade limitada, que englobaria a participação em todas as empresas e todos os imóveis e demais bens. Aqui, deve-se utilizar do planejamento tributário e societário para evitar o pagamento de tributos nessa transferência para a empresa holding.

Agora, todavia, o passo mais importante é determinar a efetiva intenção do casal, isto é, como preservar esse patrimônio que foi concentrado em uma holding, de forma que seja sempre mantido nas mãos da família. Neste caso, as alternativas são: o acordo de sócios ou um contrato social com cláusulas restritivas, com as quais seriam mantidas a continuidade dos negócios. É importante lembrar, no entanto, que o atual Código Civil criou uma nova legislação a respeito das sociedades limitadas bastante complexa, da qual se exige um profundo conhecimento das opções existentes para poder utilizar a melhor oferecida e evitar aborrecimentos no futuro.

Quando terceirizar é vantajoso...

A moda hoje é terceirizar: Terceirizar os serviços de limpeza, a área de informática, a contabilidade, os serviços de carreteiro, os serviços de vendedores, terceirizar a segu-rança, enfim, passar para terceiros tudo o que não faz parte do negócio principal, isto é, tudo que não faz parte do “core business”. A justificativa para passar alguns serviços da empresa para terceiros se deve à expectativa de que conseguir-se-á uma redução dos custos, bem como serviços de melhor qualidade, pelo fato de esses serviços esta-rem fora da especialidade da empresa. Temos visto opiniões das mais diversas, algu-mas contra à terceirização, outras a favor. Cada parte tem as suas razões, as suas justificativas, os prós e os contra. Cada um defende as suas idéias e opiniões. ... Mas, enfim, é vantagem ou não terceirizar aqueles serviços que não fazem parte do ne-gócio principal?

Estas são as indagações que tentaremos responder. Para a empresa, poder dedicar o tempo integral ao seu negócio e passar para uma empresa especializada todos os ser-viços de suporte é, sem dúvida, uma opção que não pode ser desprezada. É, pois, al-go vantajoso. Por exemplo, uma empresa média poderia passar para uma única em-presa de consultoria todos os serviços de informática (isto é, o sistema corporativo inte-grado de computador abrangendo compras e contas a pagar, vendas e contas a rece-ber, escrituração de livros fiscais, contabilidade, controle dos bens do imobilizado, e emissão de cheques), os serviços administrativos, toda a parte fiscal, as compras de materiais e matérias-prima, os serviços de limpeza etc. E assim a empresa poderia dedicar todo o seu tempo para o seu negócio, que é produzir e vender. E vejam bem: Quando você terceiriza todos esses serviços para alguém especializado, em geral uma empresa de consultoria, você deixará de gastar o tempo com seleção de pessoal, cum-primento das obrigações trabalhistas e fiscais, estudo de alternativas para pagar me-nos imposto legalmente, chateações e mais chateações com assuntos administrativos que desgastam o empresário, tomam o seu precioso tempo, e lhe tira a oportunidade de pensar somente no negócio. Por outro lado, quando o empresário dedica o seu tempo somente para o seu negócio principal, com certeza ganhará muito mais dinheiro e produtividade, porque ele terá tempo para se dedicar àquilo que é precioso no seu negócio: qualidade, eficiência, produtividade, redução de custos, visita aos clientes e aos fornecedores principais, participação nas feiras de negócios, estudo sobre a concorrência, planos de expansão, rentabilidade etc. etc. Enfim, isto é cuidar do “core business”.

Mas, então, se vamos terceirizar, quem deveremos escolher? Quem poderá se incum-bir dessa missão, esse alguém que entende de contabilidade, de informática, de legis-lação de ICMS, IPI, ISS, imposto de renda, área trabalhista, finanças etc. etc. Isto quer dizer que deveremos procurar uma empresa que tem especialistas em todas essas á-reas, já que é impossível para uma só pessoa comandar todo esse grupamento de pes-soal com a certeza de que tudo será feito corretamente e com eficiência. Aí, então, po-deremos recorrer às empresas de consultoria que trabalham em conjunto com as em-presas de auditoria, de impostos, e de informática. Essas empresas mantém especia-listas em todas essas áreas, cada um cuidando de um segmento especializado, mas tendo um conhecimento geral de todo o negócio. Essas empresas prestam os chama-dos serviços integrais, isto é, todos os serviços relacionados com as áreas administrati-va e financeira das empresas. Elas prestam serviços de qualidade, de alto nível, e se incumbem de todas essas tarefas. É importante que a empresa de consultoria a ser escolhida para a terceirização tenha também serviços próprios de informática, para que possa resolver imediatamente os problemas de processamento de dados e de informa-ções da empresa. Os serviços terceirizados são feitos nas dependências da empresa e, muitas vezes, são utilizados os computadores dos próprios consultores.

Um outro aspecto a se considerar é que a terceirização não deve ser feita toda de uma só vez, mas em partes, de forma que a empresa que está assumindo os serviços possa ter tempo para absorver cada fase dos serviços que lhe estão sendo transferidos. Por exemplo, uma terceirização poderia se iniciar com toda a informática e os serviços de contabilidade, folha de pagamento, controle do ativo imobilizado, e toda a área fiscal e trabalhista. Em uma segunda fase, seria então terceirizada a parte financeira, abran-gendo os pagamentos e os recebimentos da empresa, as aplicações financeiras, o fluxo de caixa, os orçamentos e o seu acompanhamento, a negociação de empréstimos com bancos etc. Numa fase seguinte, poderia ser terceirizada toda a área administrativa para, finalmente, terceirizar a área de compras.

É natural que, inicialmente, o empresário sentir-se-á desconfortável com essa perda aparente de poder, mas isso nada mais é do que uma cultura à qual todos nós estamos acostumados ao longo dos anos de vida empresarial. Mas tudo isso mudará a partir do momento em que o empresário começar a ver os frutos que resultarão de sua dedicação integral ao seu negócio principal. Sem contar com o fato de que os serviços terceirizados custarão menos à empresa e, com certeza, serão de melhor qualidade, porque serão feitos por especialistas das mais diversas áreas.

Temos um caso em nosso escritório de terceirização bastante interessante: Trata-se de uma empresária que terceirizou não somente toda a contabilidade e área fiscal e admi-nistrativa de suas duas empresas, mas todos os serviços financeiros e pessoais, inclu-sive de assinatura de cheques. Até o pagamento das empregadas de sua residência e do caseiro da fazenda, e o recebimento do aluguel de seus imóveis ... E, assim, essa empresária pode dedicar todo o seu tempo para desenvolver idéias, abrir novos negó-cios, dedicar-se ao seu hobby preferido, além de viajar frequentemente para fazer cur-sos de aprimoramento no exterior da área que dedica, e também viajar por dois meses de férias.

Como é a contabilidade globalizada?

A contabilidade é uma das poucas profissões que requer de um profissional novos conhecimentos e um grande desafio profissional nesse mundo globalizado do qual o Brasil passou a participar há poucos anos. Primeiro, porque passa a ser requisito essencial para esse profissional conhecer profundamente o inglês, tanto a nível de conversação, como escrito, além de um inglês técnico a nível contábil e empresarial. Segundo, porque a nova exigência para esse profissional da contabilidade é conhecer as regras e os procedimentos de práticas contábeis aceitas mundialmente pelos diversos países. Seria como conhecer detalhadamente todas as regras contábeis do Brasil, por exemplo, mas a nível mundial.

As regras de contabilidade internacional são aquelas que a comunidade mundial aceita como princípios contábeis geralmente aceitos pelos diversos países-membros. Assim, ao se adotarem os padrões mundiais de contabilidade, a em-presa passa a adotar os princípios e regras contábeis aceitas mundialmente e, dessa forma, o seu balanço será feito de acordo com esses princípios.

Entender uma contabilidade internacional não é algo muito simples. Por exemplo, vamos supor que uma empresa tenha a sua matriz na Inglaterra, e filiais espalhadas em vários países, por exemplo, no Brasil, no Japão, na Itália, na França, no Chile etc. Cada uma dessas filiais opera como uma empresa e tem que seguir as regras contábeis e fiscais de seu país. Mas como a matriz na Inglaterra vai conhecer o resultado de todas as empresas do grupo, o valor dos investimentos do grupo, a rentabilidade de cada negócio, os lucros que podem ser repatriados, a dívida total etc. etc.? A contabilidade em cada país é feita em moeda local, no Brasil em Reais, no Japão em Yen e assim por diante. Cada país tem um nível de inflação, uns altos, outros baixos. Portanto, é fácil entender esse emaranhado de problemas. Em qual moeda deve ser feita a contabilidade do grupo como um todo? Que regras de contabilidade devem ser usadas, já que cada país possui as suas próprias normas contábeis e fiscais? Como converter a moeda local para a moeda de consolidação? Como tratar país hiperinflacionário na consolidação e país de economia estável? Como definir país hiperinflacionário e país estável para fins de consolidação? Como consolidar essas contabilidades feitas nos diferentes países para se ter um balanço único e em uma moeda única?

É para resolver essas inúmeras perguntas e para dar solução e aplicabilidade às mesmas que foi então criado um órgão internacional para o estabelecimento de princípios contábeis: o IASC – International Accounting Standards Committee. Esse órgão é formado pelos profissionais dos países que aderiram a esse orga-nismo internacional - são os chamados países-membros -, que discutem as re-gras de contabilidade e então as definem através de pronunciamentos de contabilidade. Dessa forma, é possível que uma empresa multinacional conheça o seu resultado mundial, utilizando-se procedimentos uniformes pelas suas filiais nos diversos países.

O IASC tem como objetivos formular e publicar normas contábeis, promovendo mundialmente a sua aceitação e cumprimento, e trabalhar pela melhoria e harmonização das regulamentações, normas e procedimentos contábeis. O IASC foi constituído em 1973 e é um organismo independente do setor privado. Até o momento, o IASC já emitiu 31 pronunciamentos, abordando temas, como por exemplo, sobre consolidação de demonstrações financeiras, divulgação de políticas contábeis, contingências e eventos ocorridos após a data do balanço, demonstração do fluxo de caixa, apresentação de informações por segmentos da empresa, contabilização de leasing, combinações de empresas, demonstrações contábeis em economias hiperinflacionárias, contabilização de investimentos em empresas associadas, demonstrações financeiras de joint ventures, custos de benefícios de aposentadorias, entre outros.

Como se pode notar, em nossa profissão, temos muito que aprender e conhecer. A nossa profissão de contador é uma das poucas que projeta um profissional a nível mundial.