Esta é uma boa pergunta: A Empresa tem um departamento contábil com cinco pessoas, mais o pessoal do faturamento, mais o contas a receber etc. etc. Enfim, tem um monte de gente, todo mundo trabalhando para a empresa. Mas o que essas pessoas produzem? Para que serve o que produzem? Com qual periodicidade? As informações são confiáveis? Os controles internos são bons? E as políticas contábeis são corretas? Paga-se o imposto de renda e os demais impostos que seriam devidos? ....Enfim, para que tudo isso? Para que serve? Para que esse monte de papel? Quem usa? Ou só serve para fazer rascunho no verso mostrando para o visitante que a empresa é econômica, que tem um controle efetivo de todos os seus custos. Tudo isso, talvez estejam produzindo informações das quais ninguém se utiliza, ou pouco se utiliza, ou para que nada servem.
Enfim, pessoal, nós empresários e contadores deveríamos fazer todas essas e outras perguntas a nós mesmos para avaliarmos se os papéis que produzimos, os relatórios gerenciais etc. servem para alguma coisa. Ou se são desnecessários!!!
O que seria então uma contabilidade eficiente? O que seria então um Contador eficiente?
Que tipos de informações mínimas uma empresa precisa? E o empresário: Este utiliza-se adequadamente das informações produzidas? Ele, esse empresário, que não tem a formação contábil, mas que é um empreendedor de sucesso que conhece o seu negócio, mas que não sabe avaliar o suficiente os números ou não tem tempo de fazê-lo ....
Tentaremos responder a essas perguntas e imaginar as dúvidas que você está tendo ao ler essas idéias e sugestões. Em primeiro lugar, toda empresa deveria contratar um consultor para revisar o seu fluxo de documentação e os relatórios que são produzidos por todas as áreas da empresa, sejam as áreas de produção ou de vendas, ou a contabilidade, e para avaliar para que serve cada um desses relatórios, inclusive para avaliar a frequência com que são produzidos e as datas que são entregues. O objetivo dessa sugestão é simples: Contratar um consultor porque ele é um estranho que tem experiência em controles e operações de muitas empresas, e não está envolvido no dia-a-dia da sua empresa e nem com os seus vícios. Também porque não tem compromisso com ninguém na empresa. Ele é independente para avaliar o que é produzido, quando, como e onde. Para antecipar, podemos afirmar com razoável segurança que esse consultor chegará às seguintes conclusões: Que existem relatórios demais, que muitos relatórios para nada servem, que muitas informações são feitas em duplicidade, e o pior, que muitas delas quando são recebidas pelo seu destinatário, para nada servem.
Em segundo lugar, avaliando a contabilidade e as informações por ela geradas, nota-se que muitas empresas ainda tem contabilidade somente para atender ao fisco, ou seja, para atender às exigências legais. Assim, se a empresa tem uma contabilidade somente para essa finalidade, essa contabilidade passa a ser um centro de custo sem benefício, quando deveria ser um centro de informação, aonde todos deveriam recorrer, seja para conhecer dados, seja para obter informações, seja para confirmar informações, ou simplesmente para verificar quanto o cliente xis deve à empresa. Mas se a contabilidade está atrasada três ou quatro meses, nenhuma dessa informação será obtida a tempo e a hora, e com isso a contabilidade nada mais é do que um centro de custo praticamente improdutivo ou ineficiente. De nada adianta a empresa ter uma contabilidade com três ou quatro meses de atraso. De nada serve essa contabilidade. Contabilidade de uma empresa tem que ser igual à contabilidade de banco: Ser feita diariamente, ou seja, hoje se contabilizam as operações de hoje. Qualquer informação de que o empresário precise, ele recorrerá à contabilidade, onde tudo está rigorosamente em dia e a informação será dada a tempo e a hora.. Ao encerrar-se o dia, encerrou-se a contabilidade daquele dia. Aí sim, contabilidade é algo útil na empresa, o Contador será um profissional valorizado e respeitado. E sempre estará andando na frente dos acontecimentos ... É como em um banco: se você quer ver o seu saldo e o movimento na sua conta, onde você recorre? Naturalmente que ao seu conta corrente que é parte integrante da contabilidade do banco.
Todavia, uma contabilidade só poderá estar em dia se as informações são passadas ao departamento contábil a tempo e a hora pelos demais setores da empresa. Se o Contador não recebe as informações, ele então deverá providenciar para recebê-las. Ele deverá fazer acontecer. Por isso e outras razões que sugerimos revisar o fluxo dos documentos, isto é, o caminho que os documentos percorrem dentro da empresa até chegarem ao seu destino. Ao se fazer essa revisão, muitas vezes vamos até concluir que o documento está saindo da Rua Guajajaras esq. com Av. Afonso Pena para ir até a Praça Sete, passando pela Praça Raul Soares. Ou seja, dando volta à toa e desnecessária, e passando por onde não devia, gastando-se tempo e dinheiro.
Por isso que o Contador tem que ser eficiente e profissional para atender bem ao seu cliente, esse empresário. Atendê-lo bem, a tempo e a hora, com informações atualizadas, bons relatórios, explicações em sua linguagem, um adequado planejamento tributário para que esse empresário pague somente o imposto devido, nada além disso. E a diferença é que o bom profissional faz acontecer, enquanto que o profissional comum espera acontecer. Essa é a diferença !!! E o empresário estará satisfeito e plenamente atendido pelo seu profissional Contador.
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